02_finance:立替払
目次
立替払
教員等が自費で支払いを行った後、大学予算からその立替分を支給してもらう方法です。
1契約100万円未満（税込）の物品・役務等の発注については、通常、請求書払に基づき大学から支払いが行われますが、軽微なもので、かつ、立替払を行わないと業務に著しく支障をきたす場合は、例外的に教職員等が一時的に支払いを行う「立替払」が認められています。安易に立替えることのないよう十分に注意してください。
1.立替払が可能な取引について
軽微な取引の範囲の金額の取引（100万円未満）であり、かつ立替払を行わないと業務に支障をきたすやむを得ない場合で、請求書払い・コーポレートカードその他代替となる支払手段が無いと認められる場合に限る。
R7.7.9 事務連絡 立替払・コーポレートカードの事務取扱について（通知）
2. 立替えすることができる者について
予算責任者等が必要と認めた者は、立替払をすることができます。
3.立替払請求書を提出する時期について
立替払により支払った費用の請求は、当該取引に係る一連の手続きがすべて完了した後に行うことを原則とします。
例えば、学会参加費の場合は学会終了後（帰国後）、物品の場合は納品後、論文掲載料の場合は掲載後に請求可能となります。
また、複数件を取りまとめて請求する場合は、完了月ごとに立替払請求書を作成し、月単位でご提出ください。
4. 立替払い請求時の添付書類と提出上の注意事項について（証拠書類は原本提出）
※立替払請求書、立替払内訳書06_立替払請求書.xls
| 提出書類 | 注意事項 |
|---|---|
| 立替払請求書 | ・立替払の事由欄には、「現金払いのため」等の簡略な記載ではなく、立替払が必要となった 理由を具体的に記載してください。 （例：学会参加費の支払方法が当日会場での現金払いのみであったため 等） ・立替事項の完了年月日には、取引が完了した日付を記入してください。クレジットカード払 いの場合は、カード明細に記載されている当該取引の利用年月日を記入してください（口座 引落日ではありません）。 ・立替人の請求日には、立替払完了後、必要書類を作成のうえ請求する日付を記入してくださ い。 ・証明及び承認日には、立替人の請求日と同日又はそれ以降の日付を記入してください。 ・請求者が旧姓を使用している場合は、口座名義確認のため、新旧両方の姓を請求者名に明記 してください。なお、押印は新姓・旧姓いずれでも差し支えありません。 ・立替払証明日は、立替払発生後に承認を受ける日付とするため、立替払請求日より前の日付 は認められません。 ・提出後の金額や請求内容の修正については、訂正印による対応は認められません。提出前に 最終確認を行い、誤りのないようにしてください。 |
| 立替払内訳書 | ・立替事項が複数ある場合は、領収日付順に記載してください。 ・立替払の事由欄は、立替払請求書又は立替払内訳書のいずれか一方に記載があれば差し支え ありません。 |
| 領収書 | ・領収書の宛名は、立替払を行った方の個人名で業者に記入してもらってください。 ・個人名の記載がない領収書の場合は、欄外に「東京大学教育学部（個人名）が支払いました 」と記入のうえ、ご提出ください。 ・領収書が小さい場合は、A4コピー用紙に糊付けし、当該用紙の欄外又は領収書内にご記入く ださい。 ・領収書には金額のみでなく、内訳が確認できる明細を必ず添付するか、業者に依頼し、領収 書本紙に品名・役務内容等を記載してもらってください。 ・領収書の発行が困難な場合に限り、請求書やその他内訳が確認できる資料を代替としてご提 出ください。 |
| クレジットカード 利用明細（クレジ ット払い時のみ） | ・立替者の氏名および立替内容が確認できるものをご提出ください。 ・本人名義以外のクレジットカードを使用する場合は、本人との関係を利用明細上に記載して ください。 ・利用明細は、Web画面のプリントアウト又は写しでも差し支えありません。 |
| 銀行（郵便）振込 明細書（銀行又は 郵便振込の場合の み） | ・必ず原本をご提出ください。 |
| 立替事項の完了し たことが確認でき る資料 | ・物品の場合は、納品日が確認できる納品書又は配送票等を添付してください。 ・ノートPC等、10万円以上の備品については、仕様が確認できる資料を添付してください。 ・論文掲載料・投稿料・オープンアクセス費用の場合は、納品書の代わりとして、掲載又は投 稿が確認できる論文の写し等を添付してください。 ・サービス利用料やダウンロードコンテンツの購入の場合は、利用画面又はダウンロード画面 の写しをご提出ください。 |
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